Uma empresa que segue a governança corporativa e se preocupa em manter sua posição no mercado, precisa se atentar para um processo crucial, mesmo que não muito visível: o backoffice.
Em uma tradução literal, backoffice significa ‘’por trás do escritório’’, mas a área é muito mais que isso. É um segmento que abrange diversas partes de uma empresa a fim de dar a base que estrutura a instituição como um todo.
Esses processos são tão cruciais para a boa operação de uma companhia que afetam seus lucro líquido. Ou seja, seu retorno financeiro.
Backoffice: O que é?
Backoffice, são processos essenciais para qualquer negócio e normalmente executados sem que sejam expostos, fazendo uma analogia aos bastidores de um teatro, sem eles nada é possível, mas ninguém consegue vê-los.
Podemos definir então o backoffice como procedimentos de retaguarda administrativa de uma empresa, que cooperam para um melhor funcionamento do front office (parte que lida diretamente com público ou clientes).
Os profissionais do backoffice dão suporte operacional para o front office, possibilitando e facilitando o desempenho, por exemplo, das vendas.
Por que esse conceito é tão importante?
Em suma, o backoffice, por ser a parte que antecede ao atendimento e outras formas de front office, precisa se preocupar em processos durante toda a esteira de relacionamento e atendimento ao consumidor.
O backoffice financeiro, por exemplo, procura controlar as despesas da empresa, assim como analisar métricas como lucros e até retorno da alocação de patrimônio investido. Ele auxilia na alocação de recursos, materiais e produtos a fim de aumentar a lucratividade da empresa.
Dessa forma, o backoffice é essencial para o sucesso de uma companhia tanto quanto o front office que estamos acostumados a ver.
Processos do Backoffice
Visto sua importância, entenda alguns dos principais conceitos que fazem parte do backoffice de uma empresa:
Criação de metas
O primeiro deles é a definição de metas, essencial para servir de base para todo o planejamento de ações presentes e futuras da instituição.
Dessa forma, o setor de backoffice será responsável por fazer a análise de métricas e criar uma projeção realista, que una o bom desempenho da empresa com o interesse e bem estar dos funcionários, a fim de atingir os objetivos traçados para um determinado período.
Planejamento
O segundo processo essencial do backoffice é o planejamento.
O planejamento vem como uma forma de organizar ações que visam materializar a meta estabelecida. Calcular o capital necessário para cada área, como vão desempenharas funções para alcançar os objetivos traçados e qual o ritmo e datas das principais entregas são alguns dos componentes de um bom planejamento.
Estudo de indicadores
O estudo de indicadores é útil para descobrir e evidenciar as estratégias que geram resultados. Além disso, para descobrir quais necessitam de maior atenção e/ou serem reavaliadas.
Indicadores práticos como retorno por investimento, receita bruta, EBITDA, lucro líquido e o NPS (índice de satisfação do cliente) são exemplos de algumas métricas avaliadas.
Dessa forma, o gestor em questão deve observar o comportamento dos indicadores em relação às metas. Ou seja, quais estão dentro, acima ou abaixo do esperado e definir se é preciso criar estratégias para reverter ou potencializar algum cenário.
Resumidamente, os processos que acontecem em backoffice são estritamente necessários para manter o fluxo da empresa, seja na captação e alocação de recursos, profissionais ou produtos. Bem como planejamento e execução de metas.